O caminho para uma contratação bem executada

Já viu uma contratação pública feita no improviso? 🧐

A demanda não fica clara. O objeto não é bem definido. O preço não condiz com o mercado. E o edital, bem… foi montado às pressas, e é um copia e cola de outro processo qualquer. E por isso uma empresa inabilitada judicialmente acaba vencendo. O contrato atrasa. O serviço não atende à necessidade real. E aquela economia que parecia vantajosa lá no começo vira dor de cabeça — para o órgão e para a população, né?

Tudo isso vem da falta de planejamento da licitação. Sem ela, qualquer contratação se torna um tiro no escuro!

Mas nem tudo é motivo pra tristeza! A boa notícia é que a Lei nº 14.133/21, também conhecida como a nova Lei de Licitações e Contratos, trouxe mais clareza, método e responsabilidade à fase preparatória. Ela estabelece o que deve ser feito, por quem, com quais critérios e com quais documentos.

Neste artigo, você vai entender:

• O que é o planejamento da licitação e por que ele é indispensável
• Como essa etapa se organiza, na prática, dentro de uma gestão pública eficiente
• Quais são os documentos gerados em cada momento e para que servem
• Quem são os responsáveis pelas decisões em cada fase do planejamento
• Como o planejamento evita riscos, garante economicidade e assegura contratações mais acertadas

Esse conteúdo serve como base para aprofundar temas específicos — como o DFD, o ETP, o TR e o edital — e como um guia confiável para quem deseja navegar com mais segurança pela nova lei.

Vamos nessa? Uma jornada de licitações de sucesso te espera!

Afinal, o que é o planejamento da licitação?

Planejar uma licitação é pensar antes de comprar. Na prática, é a etapa em que o órgão público identifica a necessidade, avalia as soluções possíveis, estima o valor da contratação, verifica se há orçamento, analisa riscos e define critérios de seleção.

Tudo isso é registrado em documentos formais, previstos na Lei nº 14.133/21. Por isso é chamada fase preparatória da licitação, e ela acontece nos bastidores, antes mesmo da publicação do edital.

Por que o planejar a licitação é importante?

É muito comum que as pessoas pensem no pregão, na publicação, no pessoal dando lance nas plataformas quando a gente fala de licitação. Mas a verdade é que a licitação não começa no edital. Ela começa muito antes, quando a Administração ainda está tentando responder perguntas como:

• O que a gente realmente precisa?
• Qual é a melhor forma de resolver isso?
• Quanto isso deve custar?
• Quem vai acompanhar e garantir que funcione?

Ignorar essas respostas é como sair para uma viagem sem saber o destino, sem traçar a rota e sem calcular o combustível, já imaginou?

E é aí que muitos processos se perdem: surgem compras mal dimensionadas, contratações que não resolvem o problema real, editais que viram alvo de impugnações e, por fim, desperdício de tempo, recursos e energia de toda a equipe.

Por isso tudo o planejamento é considerado o coração da licitação — é dele que partem todas as decisões, documentos e critérios que sustentam a contratação.

Como funciona esse planejamento na prática?

Em vez de usar aqueles termos jurídicos complicados, a gente pode entender como funciona o processo com perguntas simples:

Para cada dessas perguntas respondidas existe um documento que formaliza as decisões que foram tomadas, o que facilita nossa vida para dar o próximo passo 😉

O que a gente precisa resolver?

📄 Documento: DFD – Documento de Formalização da Demanda

É o ponto de partida. A área que precisa contratar (por exemplo, a secretaria de saúde) explica qual é a necessidade concreta. Pode ser um novo sistema de agendamento, manutenção de equipamentos, uniformes para os servidores, etc.

Esse documento ajuda a deixar claro: o que está faltando? Por quê? Com que frequência? Quem será beneficiado?

🔎 Na prática: se a equipe de TI relata que o sistema atual trava com frequência, compromete o atendimento e já está obsoleto, o DFD vai registrar esse problema e justificar a abertura do processo de contratação de um novo sistema.

Qual é a melhor solução para isso?

📄 Documento: ETP – Estudo Técnico Preliminar

Aqui, a equipe técnica (com apoio da área requisitante) avalia as alternativas disponíveis no mercado e as melhores práticas. Analisa o custo-benefício, sustentabilidade, disponibilidade técnica e outros fatores que influenciam a escolha da solução.

🔎 Na prática: se o problema é a falta de um sistema eficiente, o ETP compara soluções: desenvolver um sistema sob medida? Usar uma plataforma em nuvem já existente? Comprar uma licença anual? Tudo isso é discutido no ETP.

O que exatamente será contratado?

📄 Documento: TR – Termo de Referência ou Projeto Básico

Esse documento descreve com clareza e precisão o objeto da contratação. Aqui entram as quantidades, especificações técnicas, critérios de medição, prazos, forma de entrega e tudo o que for relevante.

🔎 Na prática: no caso do sistema, o TR vai dizer se ele precisa rodar em ambiente web, atender X usuários simultaneamente, permitir integrações com o banco de dados existente e garantir suporte técnico por 12 meses.

🚨 Observação importante:
Se a contratação envolver obras e serviços de engenharia, o planejamento pode exigir também:

• Anteprojeto,
• Projeto Básico,
• Projeto Executivo

Isso vai ser conforme a complexidade e a fase da execução, ok?

Quanto isso vai custar?

📄 Documento: Pesquisa de Preços

Depois de detalhar a necessidade, como resolver isso, e detalhar com cuidado o que vamos contratar com base nesse estudo, é hora de pesquisar os preços! Podemos pesquisar contratos similares, bases oficiais (como o Painel de Preços), e dados do mercado. Isso serve para definir um valor de referência para a licitação.

🔎 Na prática: se o estudo de mercado mostra que sistemas semelhantes custam entre R$ 100 mil e R$ 140 mil, esse intervalo será usado para avaliar a proposta mais vantajosa.

Temos dinheiro para isso?

📄 Documento: Dotação Orçamentária

Não adianta planejar se não houver orçamento para contratar. O órgão precisa garantir que há previsão legal e financeira para a despesa, senão isso pode trazer problemas futuros.

🔎 Na prática: o setor financeiro verifica se a aquisição está prevista na Lei Orçamentária Anual (LOA) e se há saldo disponível para empenho.

Onde isso pode dar errado?

📄 Documento: Matriz de Riscos

Entendeu o que vai ser contratado, como, por quanto e com qual objetivo? É hora de fazer uma pausa estratégica: pensar no que pode sair do previsto.

A análise de riscos considera o que foi decidido até aqui e diz onde estão os pontos de atenção — seja na entrega do fornecedor, no preço inexequível, nos prazos ou até na fiscalização.

Essa etapa também já propõe como lidar com esses riscos e quem vai ficar responsável, para que ninguém seja pego de surpresa lá na frente.

🔎 Na prática: e se a contratada atrasar a entrega? A matriz define quem responde por isso, se haverá penalidade e como o órgão pode mitigar o impacto (como multas, substituição ou plano de contingência).

Como vamos fiscalizar isso?

📄 Documento: Plano de fiscalização do contrato / designação de fiscal do contrato

Aqui a gente define quem vai acompanhar a execução do contrato, o que precisa ser verificado, com que frequência e quais critérios serão usados.

🔎 Na prática: o servidor João Silva será o gestor responsável por acompanhar a implementação do software, verificando quinzenalmente se as funcionalidades estão sendo entregues conforme o cronograma e testando a qualidade do sistema. Ele é responsável por registrar relatórios e acionar o licitante em caso de falhas.

Como organizamos tudo isso?

📄 Documentos: Edital e Minuta do Contrato

Depois de definir tudo, chegou a hora de juntar todas essas informações e redigir o edital e a minuta do contrato.

O edital é o documento que vai guiar a licitação, explicando claramente o que se espera do fornecedor e como será feita a seleção.

A minuta do contrato, por sua vez, já deixa tudo previsto para a fase de execução, com as obrigações, prazos e penalidades.

Assim fica bem mais tranquilo na hora de contratar, né?

🔎 Na prática: no exemplo devem ser especificadas as funcionalidades obrigatórias, o prazo para entrega das versões, critérios para avaliação técnica dos sistemas e o peso do preço na decisão final, além dos critérios de seleção, habilitação técnica necessária.

E o que vem depois?

Com o edital e a minuta do contrato prontos, o próximo passo é encaminhar esses documentos para a assessoria jurídica, que vai analisar e emitir o parecer.

Depois, tudo estará pronto para a publicação do edital nos meios oficiais — como os jornais e portais de transparência — e para o início do processo de recebimento das propostas.

Este é um assunto importante, que merece outro post, então fica ligado!

Quem é responsável por cada documento?

A Lei nº 14.133/21 define os papéis com clareza. A área requisitante inicia o processo, mas o planejamento envolve vários atores:

Para continuar sua jornada

Agora que você já conhece o caminho do planejamento da licitação, tenho certeza de que o processo ficou muito mais claro e fácil de aplicar no seu dia a dia!

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